Technoventure

Uitvinding in Bedrijf

Wat zijn subsidiabele kosten van innovatie subsidies?

Innovatie subsidies zijn bedoeld om MKB-bedrijven te ondersteunen die een goed idee hebben, een uitvinding hebben gedaan of een nieuwe technologie hebben ontwikkeld en op basis daarvan nu een innovatief product op de markt willen brengen. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om subsidie voor een haalbaarheidsonderzoek of subsidie voor het bouwen van een prototype. Met de term subsidiabele kosten wordt bedoeld de hoogte van de kosten en de soorten kosten die de aanvrager mag opvoeren om aanspraak te kunnen maken op het subsidiebedrag. Daarbij zijn de subsidiabele kosten meestal gemaximeerd, bijvoorbeeld 60.000 Euro voor een haalbaarheidsstudie is niet ongebruikelijk. De maximale hoogte van subsidiabele kosten wordt in subsidieland ook wel maximale projectomvang of projectvolume genoemd. En wanneer de aanvrager na afloop van het project in staat is om 60.000 Euro aan kosten kan laten zien krijgt deze de subsidie uitbetaald. Vaak is dit 40% van de gemaakte kosten en de subsidie bedraagt in dit voorbeeld dus 24.000 Euro. De subsidie moet dus gezien worden als een bijdrage in de kosten die in het kader van de uitvoering van het gesubsidieerde project gemaakt worden. Het deel van de projectomvang die de aanvrager zelf moet betalen wordt ook wel de matching genoemd.

Welke soorten kosten precies subsidiabel zijn wisselt per subsidieprogramma. Daarom is het voor de aanvrager belangrijk om zich er goed van op de hoogte te stellen welke kosten precies opgevoerd mogen worden als subsidiabele kosten. Als het goed is worden deze expliciet benoemd in de informatie die (vaak) gedownload kan worden door potentiele aanvragers. Meestal wordt in de documenten van het subsidieprogramma van de volgende kostensoorten wel gezegd of ze subsidiabel zijn.

Subsidiabele loonkosten

Vaak wel, maar evenzogoed ook vaak niet is het mogelijk om de loonkosten van bij het project betrokken personeel op te voeren als subsidiabele kosten. Let hier goed op bij het opstellen van de begroting. Immers, het eigen personeel steekt vaak ook de nodige tijd in het onderzoek en als dat mee kan tellen voor de kosten is dat gunstig. Personeel dat toch al op de loonlijst staat verdient een deel van hun loon terug door aan het project te werken. Zo wordt gemakkelijker het benodigde projectvolume aan kosten gehaald. Veel aanvragers vinden dit aantrekkelijk omdat ze zo minder echte harde kosten in de vorm van externe facturen en out of pocket kosten hoeven te maken en op te voeren. Dit wordt ook wel het matchen met eigen uren genoemd. Alleen is het natuurlijk wel zo dat personeel dat aan het project werkt niet aan de dagelijkse productie kan werken en zo geld voor de baas kan verdienen.

Subsidiabele kosten voor materialen en hulpmiddelen

Materialen en hulpmiddelen kan eigenlijk van alles zijn wat speciaal voor het project wordt ingekocht gebruikt. Het is altijd verstandig om even na te vragen of de spullen die je voor jouw project nodig hebt ook echt mag opvoeren als subsidiabele kosten en vooral hoe je de kosten ervan aan moet tonen. Dit kan een hoop discussie en teleurstelling voorkomen in de afhandeling van de subsidie. En het is van belang om na te vragen hoe je moet omgaan met verbruiksgoederen (bijvoorbeeld chemicaliën) die je normaal in bulk inkoopt en in de normale bedrijfsprocessen worden verbruikt maar waarvan je maar een klein deel gebruikt in het project. Hoe bepaal je hiervan dan de prijs en, vooral, hoe toon je dit bedrag aan bij de subsidiegever als je alleen maar een verzamelfactuur hebt van de leverancier? Er is meestal heel veel mogelijk maar realiseer je dat dit wel de nodige bureaucratie met zich mee kan brengen. In dergelijke gevallen is het soms handiger om deze kosten dan maar even niet op te voeren omdat het aantonen ervan meer kost dan dat het subsidie oplevert. Meestal zijn er toch wel meer kosten gemaakt in het project dan volgens het maximale projectvolume is toegestaan en daar zit vast nog wel wat bij wat minder bureaucratisch gedoe oplevert.

Ook altijd interessant is wanneer een bepaalde hoeveelheid van een halffabricaat, wat afkomstig is uit het normale productieproces van het MKB-bedrijf dat de subsidie heeft aangevraagd, wordt verbruikt in het subsidieproject. Hoe wordt dan de prijs ervan bepaald? Dit kan ook de nodige discussie opleveren met de subsidiegever. Het gaat dan om de kostprijs. Het is niet toegestaan om eigen producten met de verkoopprijs op te voeren in de begroting. De schrijver van dit artikel was eens betrokken bij een project waarin rijen plantjes van een bepaald gewas op het veld werden gebruikt in een onderzoeksproject. Het heeft anderhalf jaar met veel discussie en papierwerk geduurd voordat de subsidiegever kon instemmen met de wijze waarop de kostprijs van een plantje werd vastgesteld. En al die tijd moesten de andere projectpartners ook wachten op hun deel van de subsidie.

Subsidiabele kosten voor machines en apparatuur

Het is natuurlijk niet ongebruikelijk dat voor een gesubsidieerd project waarin innovatieve technologie wordt ontwikkeld machines of apparatuur moet worden aangeschaft. Het is dan echter niet zo dat de nieuwprijs van al het moois mag worden opgevoerd als subsidiabele kosten. Vaak wordt het alleen toegestaan om de daadwerkelijke tijd in uren dat de apparatuur gebruikt wordt te declareren waarbij rekening wordt gehouden met de afschrijving en een restwaarde.

Even een rekenvoorbeeld. Stel dat het speciaal aangeschafte apparaat dat een jaar in een project wordt gebruikt 20.000 Euro kost en drie jaar meegaat. De restwaarde die dan gehanteerd moet worden bedraagt standaard 10% van de aanschafwaarde en is dus 2.000 Euro. Dus voor een projectduur van een jaar mag 20.000 minus 2.000, gedeeld door de drie jaar is 6.000 Euro gerekend worden. Maar hoogstwaarschijnlijk wordt het apparaat slechts een deel van de tijd gebruikt voor het project en daarom mogen alleen de uren dat er daadwerkelijk mee wordt gewerkt worden opgevoerd als subsidiabele kosten. En meestal moet deze uren worden aangetoond middels een sluitende urenregistratie van het gebruik van het apparaat. Dat betekent dat er in een logboek moet worden bijgehouden wanneer het apparaat gebruikt is en door wie en met welk doel of voor welk project.

Dus als er opgeteld slechts 4 maanden mee gewerkt is levert dit 2.000 Euro subsidiabele kosten op. En dus met een subsidiepercentage van 50% zou de aanschaf van het apparaat van 20.000 Euro ondersteund worden met 1.000 Euro subsidie. Het moge duidelijk zijn dat de aanschaf van een dergelijke apparaat alleen verantwoord is wanneer na afloop van het project er voor het bedrijf nog hele nuttige dingen mee gedaan kunnen worden.

Subsidiabele kosten voor het inhuren van externe deskundigen en adviseurs

Wanneer voor een haalbaarheidsonderzoek of het bouwen van een prototype externe deskundigen worden ingehuurd is het vaak toegestaan om de kosten van de inhuur tot de subsidiabele kosten te rekenen. De externen kunnen hun kosten vergoed krijgen door hun factuur bij het bedrijf in te dienen dat de subsidie toegekend heeft gekregen. Het bedrijf betaalt de factuur en kan de kosten ervan declareren bij de subsidiegever. Vaak stelt de subsidiegever nog wel bepaalde eisen aan de factuur. Er moet bijvoorbeeld expliciet op vermeld staan voor welk project het werk is gedaan en ook de naam van de subsidie moet worden gemeld. Een externe partij die een factuur stuurt hoeft weer niet de kostenopbouw expliciet te noemen. Dit geldt voor bijvoorbeeld het gehanteerde uurtarief zoals dat wel moet voor het eigen personeel dat aan het project werkt. Als het goed is staat de kostenopbouw van het werk wel in de offerte genoemd. Het is voor de externe partij immers een "normale" opdracht voor een klant. Dat deze klant subsidie krijgt voor deze opdracht doet daar niets aan af.

Bij het inhuren van externe deskundigen voor een gesubsidieerd project moet er goed gelet worden op de regels rond de inhuur. In het bijzonder kunnen er problemen ontstaan met:

  • De datum van gunning van de opdracht. Vaak is het zo dat de offerte van de externe partij voorafgaand aan de datum van indiening van de subsidieaanvraag nog niet getekend mag zijn. Hier wordt dan streng op gelet. Zelfs een mondelinge toezegging is niet toegestaan. De nog niet getekende offerte moet soms ook aangeleverd worden bij de indiening.
  • De extern ingehuurde deskundige moet ook echt onafhankelijk zijn van de opdrachtgever. Familie is bijvoorbeeld niet toegestaan (is ook wel logisch). En pas op met het noemen van de externe deskundige op je website. Ga er vanuit dat de beoordelaars op het internet gaan kijken of er een relatie bestaat tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Het noemen van de deskundige op je website zou je kunnen doen om je startup en het managementteam richting potentiele investeerders alvast wat meer "body" te geven. Dit kan er echter toe leiden dat je aanvraag wordt afgewezen.