Wat zijn de subsidiabele kosten van een innovatie subsidie?

Innovatie subsidies zijn bedoeld om MKB-bedrijven te ondersteunen die een goed idee hebben, een uitvinding hebben gedaan of een nieuwe technologie hebben ontwikkeld en op basis daarvan nu een innovatief product op de markt willen brengen. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om subsidie voor een haalbaarheidsonderzoek of subsidie voor het bouwen van een prototype. Met de term subsidiabele kosten wordt bedoeld de hoogte van de kosten en de soorten kosten die de aanvrager mag opvoeren om aanspraak te kunnen maken op het subsidiebedrag. Daarbij zijn de subsidiabele kosten meestal gemaximeerd, bijvoorbeeld 60.000 Euro voor een haalbaarheidsstudie is niet ongebruikelijk. De maximale hoogte van subsidiabele kosten wordt in subsidieland ook wel maximale projectomvang of projectvolume genoemd. En wanneer de aanvrager na afloop van het project in staat is om 60.000 Euro aan gemaakte kosten aan te tonen krijgt deze de subsidie uitbetaald. Vaak is dit 40% van de gemaakte kosten en de subsidie bedraagt in dit voorbeeld dus 24.000 Euro (zie ook hieronder). De subsidie moet dus gezien worden als een bijdrage in de kosten die in het kader van de uitvoering van het gesubsidieerde project gemaakt worden. Het deel van de projectomvang die de aanvrager zelf moet betalen wordt ook wel de matching genoemd.

Welke soorten kosten precies subsidiabel zijn wisselt per subsidieprogramma. Daarom is het voor de aanvrager belangrijk om zich er goed van op de hoogte te stellen welke kosten precies opgevoerd mogen worden als subsidiabele kosten. Als het goed is worden deze expliciet benoemd in de informatie die (vaak) gedownload kan worden door potentiele aanvragers. Meestal wordt in de documenten van het subsidieprogramma van de volgende kostensoorten wel gezegd of ze subsidiabel zijn.

Subsidiabele loonkosten

Vaak wel, maar evenzogoed ook vaak niet is het mogelijk om de loonkosten van bij het project betrokken personeel op te voeren als subsidiabele kosten. Let hier goed op bij het opstellen van de begroting. Immers, het eigen personeel steekt vaak ook de nodige tijd in het onderzoek en als dat mee kan tellen voor de kosten is dat gunstig. Personeel dat toch al op de loonlijst staat verdient een deel van hun loon terug door aan het project te werken. Zo wordt gemakkelijker het benodigde projectvolume aan kosten gehaald. Veel aanvragers vinden dit aantrekkelijk omdat ze zo minder echte harde kosten in de vorm van externe facturen en out of pocket kosten hoeven te maken en op te voeren. Dit wordt ook wel het matchen met eigen uren genoemd. Alleen is het natuurlijk wel zo dat personeel dat aan het project werkt niet aan de dagelijkse productie kan werken en zo geld voor de baas kan verdienen.

Subsidiabele kosten voor materialen en hulpmiddelen

Materialen en hulpmiddelen kan eigenlijk van alles zijn wat speciaal voor het project wordt ingekocht gebruikt. Het is altijd verstandig om even na te vragen of de spullen die je voor jouw project nodig hebt ook echt mag opvoeren als subsidiabele kosten en vooral hoe je de kosten ervan aan moet tonen. Dit kan een hoop discussie en teleurstelling voorkomen in de afhandeling van de subsidie. En het is van belang om na te vragen hoe je moet omgaan met verbruiksgoederen (bijvoorbeeld chemicaliën) die je normaal in bulk inkoopt en in de normale bedrijfsprocessen worden verbruikt maar waarvan je maar een klein deel gebruikt in het project. Hoe bepaal je hiervan dan de prijs en, vooral, hoe toon je dit bedrag aan bij de subsidiegever als je alleen maar een verzamelfactuur hebt van de leverancier? Er is meestal heel veel mogelijk maar realiseer je dat dit wel de nodige bureaucratie met zich mee kan brengen. In dergelijke gevallen is het soms handiger om deze kosten dan maar even niet op te voeren omdat het aantonen ervan meer kost dan dat het subsidie oplevert. Meestal zijn er toch wel meer kosten gemaakt in het project dan volgens het maximale projectvolume is toegestaan en daar zit vast nog wel wat bij wat minder bureaucratisch gedoe oplevert.

Ook altijd interessant is wanneer een bepaalde hoeveelheid van een halffabricaat, wat afkomstig is uit het normale productieproces van het MKB-bedrijf dat de subsidie heeft aangevraagd, wordt verbruikt in het subsidieproject. Hoe wordt dan de prijs ervan bepaald? Dit kan ook de nodige discussie opleveren met de subsidiegever. Het gaat dan om de kostprijs. Het is niet toegestaan om eigen producten met de verkoopprijs op te voeren in de begroting. De schrijver van dit artikel was eens betrokken bij een project waarin rijen plantjes van een bepaald gewas op het veld werden gebruikt in een onderzoeksproject. Het heeft anderhalf jaar met veel discussie en papierwerk geduurd voordat de subsidiegever kon instemmen met de wijze waarop de kostprijs van een plantje werd vastgesteld. En al die tijd moesten de andere projectpartners ook wachten op hun deel van de subsidie.

Subsidiabele kosten voor machines en apparatuur

Het is natuurlijk niet ongebruikelijk dat voor een gesubsidieerd project waarin innovatieve technologie wordt ontwikkeld machines of apparatuur moet worden aangeschaft. Het is dan echter niet zo dat de nieuwprijs van al het moois mag worden opgevoerd als subsidiabele kosten. Vaak wordt het alleen toegestaan om de daadwerkelijke tijd in uren dat de apparatuur gebruikt wordt te declareren waarbij rekening wordt gehouden met de afschrijving en een restwaarde.

Even een rekenvoorbeeld. Stel dat het speciaal aangeschafte apparaat dat een jaar in een project wordt gebruikt 20.000 Euro kost en drie jaar meegaat. De restwaarde die dan gehanteerd moet worden bedraagt standaard 10% van de aanschafwaarde en is dus 2.000 Euro. Dus voor een projectduur van een jaar mag 20.000 minus 2.000, gedeeld door de drie jaar is 6.000 Euro gerekend worden. Maar hoogstwaarschijnlijk wordt het apparaat slechts een deel van de tijd gebruikt voor het project en daarom mogen alleen de uren dat er daadwerkelijk mee wordt gewerkt worden opgevoerd als subsidiabele kosten. En meestal moet deze uren worden aangetoond middels een sluitende urenregistratie van het gebruik van het apparaat. Dat betekent dat er in een logboek moet worden bijgehouden wanneer het apparaat gebruikt is en door wie en met welk doel of voor welk project.

Dus als er opgeteld slechts 4 maanden mee gewerkt is levert dit 2.000 Euro subsidiabele kosten op. En dus met een subsidiepercentage van 50% zou de aanschaf van het apparaat van 20.000 Euro ondersteund worden met 1.000 Euro subsidie. Het moge duidelijk zijn dat de aanschaf van een dergelijke apparaat alleen verantwoord is wanneer na afloop van het project er voor het bedrijf nog hele nuttige dingen mee gedaan kunnen worden.

Subsidiabele kosten voor het inhuren van externe deskundigen en adviseurs

Wanneer voor een haalbaarheidsonderzoek of het bouwen van een prototype externe deskundigen worden ingehuurd is het vaak toegestaan om de kosten van de inhuur tot de subsidiabele kosten te rekenen. De externen kunnen hun kosten vergoed krijgen door hun factuur bij het bedrijf in te dienen dat de subsidie toegekend heeft gekregen. Het bedrijf betaalt de factuur en kan de kosten ervan declareren bij de subsidiegever. Vaak stelt de subsidiegever nog wel bepaalde eisen aan de factuur. Er moet bijvoorbeeld expliciet op vermeld staan voor welk project het werk is gedaan en ook de naam van de subsidie moet worden gemeld. Een externe partij die een factuur stuurt hoeft weer niet de kostenopbouw expliciet te noemen. Dit geldt voor bijvoorbeeld het gehanteerde uurtarief zoals dat wel moet voor het eigen personeel dat aan het project werkt. Als het goed is staat de kostenopbouw van het werk wel in de offerte genoemd. Het is voor de externe partij immers een "normale" opdracht voor een klant. Dat deze klant subsidie krijgt voor deze opdracht doet daar niets aan af.

Bij het inhuren van externe deskundigen voor een gesubsidieerd project moet er goed gelet worden op de regels rond de inhuur. In het bijzonder kunnen er problemen ontstaan met:

• De datum van gunning van de opdracht. Vaak is het zo dat de offerte van de externe partij voorafgaand aan de datum van indiening van de subsidieaanvraag nog niet getekend mag zijn. Hier wordt dan streng op gelet. Zelfs een mondelinge toezegging is niet toegestaan. De nog niet getekende offerte moet soms ook aangeleverd worden bij de indiening.
• De extern ingehuurde deskundige moet ook echt onafhankelijk zijn van de opdrachtgever. Familie is bijvoorbeeld niet toegestaan (is ook wel logisch). En pas op met het noemen van de externe deskundige op je website. Ga er vanuit dat de beoordelaars op het internet gaan kijken of er een relatie bestaat tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Het noemen van de deskundige op je website zou je kunnen doen om je startup en het managementteam richting potentiele investeerders alvast wat meer "body" te geven. Dit kan er echter toe leiden dat je aanvraag wordt afgewezen. Een hoop moeite voor niets...

Nederland kent tientallen subsidieprogramma's die bedoeld zijn om de ontwikkeling van innovatieve technologie te ondersteunen en daar kun je als tech startup dankbaar gebruik van maken. Toch is het niet zo dat het een kwestie is van een formuliertje invullen en de subsidie wordt overgemaakt. Integendeel, door het woud aan regelingen die op (inter) nationaal en regionaal niveau bestaan en die elk hun eigen doelstellingen, voorwaarden en eigenaardigheden kennen, is het niet zomaar duidelijk waar je de meeste kans hebt om succesvol een aanvraag in te dienen. Ook hier geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Op een andere pagina over innovatie subsidie aanvragen zijn we al ingegaan op zaken waar je op moet letten bij de keuze van het programma waar je een aanvraag gaat indienen. Hier willen we nog een ander aspect bespreken dat van grote invloed kan zijn op deze keuze: het subsidiepercentage. Hieronder gaan we daar verder op in.

De subsidie bedraagt een deel van de projectkosten

Elk project dat gesubsidieerd wordt kenmerkt zich door een zekere financiële omvang. Met andere woorden: wat gaat het kosten om het project uit te voeren? Stel, een tweetal MKB-bedrijven en een kennisinstelling in de vorm van een universiteit hebben een goed idee bedacht om een innovatief product te ontwikkelen. Het product bestaat nog niet maar volgens de beide bedrijven is er wel degelijk een vraag in de markt naar een dergelijke innovatie. De drie partijen bezitten kennis en expertise die elkaar aanvullen, weten wat ze zouden moeten doen om het product te ontwikkelen maar missen de financiële middelen om dit project helemaal zelf te dragen. Omdat er nog veel risico verbonden is met het project (niet alleen technologisch maar ook of het product wel verkocht gaat worden), geeft de bank niet thuis, en zijn ze aangewezen op subsidie. De projectkosten gaan in dit voorbeeld om materialen en chemicaliën die ingekocht worden, vooral uren van de werknemers van de partners, en wat reiskosten om gezamenlijk te overleggen. Stel dat dit geheel 100.000 Euro gaat kosten. Een van de beide bedrijven van het gezelschap (in subsidieland wordt dit het consortium genoemd) en dient namens dit consortium een subsidieaanvraag in. Als de aanvraag wordt gehonoreerd krijgen de partners niet het gehele bedrag uitgekeerd (helaas......het is niet anders), maar slechts een bepaald percentage daarvan! Dit is altijd zo en de redenen van het slechts gedeeltelijk vergoeden van de projectkosten zijn:

• De Europese regels staan niet toe dat een bepaald land onevenredig veel geld geeft aan hun bedrijfsleven. Dit wordt ongeoorloofde staatssteun genoemd. De gedachte hierachter is dat rijke landen, die hun bedrijfsleven met veel overheidsgeld ondersteunen, de markt verstoren omdat de ondersteunde bedrijven zo op oneerlijke wijze kunnen concurreren. In dat geval kunnen ze de door hun ontwikkelde producten goedkoper in de markt zetten dan hun concurrenten uit andere landen die de steun niet hebben gehad. Om dit tegen te gaan heeft Europa strenge staatsteunregelgeving ontwikkeld. En overheden die een subsidieprogramma opzetten moeten dan ook (al dan niet via Den Haag) onderhandelen met Europa over het zogenaamde steunkader dat past bij het programma.
• Subsidiepotten zijn niet oneindig en door per project minder geld te geven kunnen meer projecten worden ondersteund. Met de komst van de crisis in 2008 moesten de overheden natuurlijk flink bezuinigen en de toen ingezette trend van lagere subsidiepercentages duurt nog steeds voort.
• Een ondernemer die gelooft in het project is ook bereid om er zelf geld in te steken. Het gevraagde commitment van de ondernemer zorgt ervoor dat niet voor elk wild ideetje geld wordt aangevraagd.

De subsidiepercentages

In de praktijk worden subsidiepercentages van 25% tot 80% gehanteerd al komt dit laatste percentage nauwelijks meer voor. In de regel is het zo dat voor een project dat "dichter bij de markt ligt" een lager subsidiepercentage geldt dan voor de ontwikkeling van een product dan nog een lange weg heeft te gaan voordat het de markt zal bereiken. Dit heeft dus te maken met de bovengenoemde staatssteunkaders. Het is zelfs zo dat fundamenteel onderzoek (dat nog heel ver van de markt verwijderd is) voor 100% gesubsidieerd mag worden. Dit geldt dus voor het fundamenteel onderzoek zoals dat plaatsvindt bij universiteiten, hogescholen, de academische ziekenhuizen en een aantal wetenschappelijke instituten.

Vaak is het zo dat voor de ontwikkeling van een innovatieve technologie een subsidiepercentage van 30% tot 35% geldt. Soms is het nog mogelijk om een "bonuspercentage" te verdienen van 5% of 10%. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer het gaat om een ontwikkeling door een MKB-bedrijf. Samenwerking wordt soms ook extra beloond en dan met name samenwerking tussen het bedrijfsleven en een kennisinstelling (zoals in het bovenstaande voorbeeld). De gedachte hierachter is dat er bij kennisinstellingen veel kennis op de plank blijft liggen en dat deze onvoldoende gebruikt wordt en ten gelde wordt gemaakt. En als laatste wordt wel een bonuspercentage gegeven voor de ontwikkeling van technologie waarvan de overheid graag wil dat ze wordt ontwikkeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan technologie die de uitstoot van CO2 kan beperken. Dus in het bovenstaande voorbeeld van de twee MKB-bedrijven en de kennisinstelling die subsidie aanvragen voor een project van 100.000 Euro aan projectkosten is het heel goed denkbaar dat voor dat project 40.000 Euro subsidie gegeven wordt (30% "basis" en 10% voor deelname MKB-bedrijven in samenwerking met een kennisinstelling). En voor de slimmeriken onder ons: het is dus niet toegestaan om subsidies te stapelen. Hiermee wordt bedoeld dat je voor hetzelfde project verschillende subsidies aanvraagt om zo het subsidiepercentage te verhogen. Dat neemt niet weg dat je natuurlijk kunt proberen om een project voor de ontwikkeling van een innovatief product kunt opknippen in een paar delen die logisch op elkaar aansluiten en voor deze delen afzonderlijk subsidie kunt aanvragen.

Als tech startup met een innovatieve technologie in ontwikkeling kun je als MKB-bedrijf goed gebruik maken van de subsidiemogelijkheden die (inter)nationale en regionale overheden bieden. Vrijwel elke overheid zet flink in op innovatie om de concurrentiepositie van het Nederlands bedrijfsleven te versterken en werkgelegenheid te creëren en ontwikkeld daarom verschillende subsidieprogramma's. Subsidie wordt echter nooit zomaar verstrekt en het is zeker geen gratis geld. Het vinden van partners, afspraken maken en het schrijven een goede aanvraag vergt de nodige voorbereiding en daarna is de uitvoering van een project waaraan subsidie is toegekend aan allerlei strenge regels gebonden.

Ten eerste krijg je niet alle kosten vergoed. Dit hebben we hierboven al uitgelegd. Elk subsidieprogramma kent een zeker subsidiepercentage maar hoe integreer je nu het subsidiebedrag in je projectbudget? En op hoeveel geld kun je uiteindelijk rekenen?

Een voorbeeld van een innovatief project

Stel dat je met 2 MKB-bedrijven en een kennisinstelling (een universiteit) gezamenlijk werkt aan een innovatief product en je wilt er subsidie voor aanvragen. Je hebt een geschikt subsidieprogramma gevonden bij de provincie, de deadline van indiening is over een maand en je weet al dat er bij de universiteit een postdoc twee jaar aan het project gaat werken. Daarna zijn de beide MKB-bedrijven er ook nog een jaar mee bezig. Het gezamenlijk project kost naar schatting 200.000 Euro. Het genoemde subsidieprogramma van de provincie kent een subsidiepercentage van 40%. Omdat jullie project past bij de doelstellingen van het provinciale beleid inzake de biobased economy geven ze 5% extra subsidie aan projecten die daar over gaan. Dat samen maakt een totaal van 45% subsidie. Je kunt het rekensommetje dan als volgt opstellen.

De totale projectkosten

Tel eerst alle kosten van het project bij elkaar op. Het is daarbij belangrijk dat je niets vergeet. Voor elke subsidieprogramma geldt namelijk dat je op een later tijdstip niet meer subsidie kunt vragen dan je initieel bij de aanvraag had aangegeven. Als je dus tijdens het project kosten moet maken die je niet had voorzien en waardoor je begroting hoger uitvalt dan je bij de aanvraag had aangegeven is het een kwestie van "jammer dan".

Subsidiabele kosten

Kijk dan naar de zogenaamde subsidiabele kosten. Dit is een begrip dat typisch wordt gehanteerd door de subsidiegever. Hiermee worden de kosten bedoeld die onder de subsidieregeling vallen en waarvoor dus subsidie wordt gegeven. Dit is ook wel logisch want de subsidiegever wil natuurlijk geen belastinggeld besteden aan een mooie bolide voor de projectleider en daarom geven ze niet voor alle soorten kosten subsidie. Welke kosten wel subsidiabel zijn voor het innovatieve project verschilt per subsidie maar ze zijn vrijwel altijd in het programmadocument beschreven. Denk daarbij aan uren die je maakt (over het uurtarief dat je mag opvoeren later meer), kosten van materialen en hulpmiddelen (bijvoorbeeld schroefjes en boutjes maar ook chemicaliën), apparatuur die speciaal wordt aangeschaft (of gehuurd) om het project te kunnen uitvoeren. Dat uren en materialen subsidiabel zijn is vrij gangbaar maar daarnaast kan het zijn dat reiskosten vergoed worden, of zelfs patentkosten. Denk ook aan de kosten van een accountant. Het komt namelijk regelmatig voor dat van de kosten die je opvoert aan het eind van het project de bonnetjes en facturen gecontroleerd moeten worden door een externe, onafhankelijke accountant. En daar zijn natuurlijk kosten mee gemoeid die dan ook weer subsidiabel zijn.

Het subsidiepercentage

De optelsom van alle subsidiabele kosten vormt dan de totale projectkosten en hierover wordt het subsidiepercentage berekent. In ons voorbeeld van het innovatieproject van 200.000 Euro en 45% subsidie krijg je 90.000 Euro subsidie als je in staat bent om aan te tonen dat je de 200.000 Euro aan subsidiabele kosten hebt gemaakt voor het project. Dit laatste is cruciaal. Aan het eind van het project moet je alle kosten inzichtelijk maken door middel van urenrapportages, facturen en bonnetjes. En als alles klopt krijg je de subsidie uitbetaald. En als je het niet volledig lukt om alle projectkosten aan te tonen, dan zal je uiteindelijk ook minder subsidie ontvangen. Dus meer subsidie krijgen dan is aangevraagd lukt nooit maar minder kan wel!