Technoventure

Uitvinding in Bedrijf

De begroting van een project met innovatie subsidie

Als tech startup met een innovatieve technologie in ontwikkeling kun je als MKB-bedrijf goed gebruik maken van de subsidiemogelijkheden die (inter)nationale en regionale overheden bieden. Vrijwel elke overheid zet flink in op innovatie om de concurrentiepositie van het Nederlands bedrijfsleven te versterken en werkgelegenheid te creëren en ontwikkeld daarom verschillende subsidieprogramma's. Subsidie wordt echter nooit zomaar verstrekt en het is zeker geen gratis geld. Het vinden van partners, afspraken maken en het schrijven een goede aanvraag vergt de nodige voorbereiding en daarna is de uitvoering van een project waaraan subsidie is toegekend aan allerlei strenge regels gebonden.

Ten eerste krijg je niet alle kosten vergoed. Op een andere pagina hebben we al uitgelegd hoe dat komt. Elk subsidieprogramma kent een zeker subsidiepercentage maar hoe integreer je nu het subsidiebedrag in je projectbudget? En op hoeveel geld kun je uiteindelijk rekenen?

Een voorbeeld van een innovatief project

Stel dat je met 2 MKB-bedrijven en een kennisinstelling (een universiteit) gezamenlijk werkt aan een innovatief product en je wilt er subsidie voor aanvragen. Je hebt een geschikt subsidieprogramma gevonden bij de provincie, de deadline van indiening is over een maand en je weet al dat er bij de universiteit een postdoc twee jaar aan het project gaat werken. Daarna zijn de beide MKB-bedrijven er ook nog een jaar mee bezig. Het gezamenlijk project kost naar schatting 200.000 Euro. Het genoemde subsidieprogramma van de provincie kent een subsidiepercentage van 40%. Omdat jullie project past bij de doelstellingen van het provinciale beleid inzake de biobased economy geven ze 5% extra subsidie aan projecten die daar over gaan. Dat samen maakt een totaal van 45% subsidie. Je kunt het rekensommetje dan als volgt opstellen.

De totale projectkosten

Tel eerst alle kosten van het project bij elkaar op. Het is daarbij belangrijk dat je niets vergeet. Voor elke subsidieprogramma geldt namelijk dat je op een later tijdstip niet meer subsidie kunt vragen dan je initieel bij de aanvraag had aangegeven. Als je dus tijdens het project kosten moet maken die je niet had voorzien en waardoor je begroting hoger uitvalt dan je bij de aanvraag had aangegeven is het een kwestie van "jammer dan".

Subsidiabele kosten

Kijk dan naar de zogenaamde subsidiabele kosten. Dit is een begrip dat typisch wordt gehanteerd door de subsidiegever. Hiermee worden de kosten bedoeld die onder de subsidieregeling vallen en waarvoor dus subsidie wordt gegeven. Dit is ook wel logisch want de subsidiegever wil natuurlijk geen belastinggeld besteden aan een mooie bolide voor de projectleider en daarom geven ze niet voor alle soorten kosten subsidie. Welke kosten wel subsidiabel zijn voor het innovatieve project verschilt per subsidie maar ze zijn vrijwel altijd in het programmadocument beschreven. Denk daarbij aan uren die je maakt (over het uurtarief dat je mag opvoeren later meer), kosten van materialen en hulpmiddelen (bijvoorbeeld schroefjes en boutjes maar ook chemicaliën), apparatuur die speciaal wordt aangeschaft (of gehuurd) om het project te kunnen uitvoeren. Dat uren en materialen subsidiabel zijn is vrij gangbaar maar daarnaast kan het zijn dat reiskosten vergoed worden, of zelfs patentkosten. Denk ook aan de kosten van een accountant. Het komt namelijk regelmatig voor dat van de kosten die je opvoert aan het eind van het project de bonnetjes en facturen gecontroleerd moeten worden door een externe, onafhankelijke accountant. En daar zijn natuurlijk kosten mee gemoeid die dan ook weer subsidiabel zijn.

Het subsidiepercentage

De optelsom van alle subsidiabele kosten vormt dan de totale projectkosten en hierover wordt het subsidiepercentage berekent. In ons voorbeeld van het innovatieproject van 200.000 Euro en 45% subsidie krijg je 90.000 Euro subsidie als je in staat bent om aan te tonen dat je de 200.000 Euro aan subsidiabele kosten hebt gemaakt voor het project. Dit laatste is cruciaal. Aan het eind van het project moet je alle kosten inzichtelijk maken door middel van urenrapportages, facturen en bonnetjes. En als alles klopt krijg je de subsidie uitbetaald. En als je het niet volledig lukt om alle projectkosten aan te tonen, dan zal je uiteindelijk ook minder subsidie ontvangen. Dus meer subsidie krijgen dan is aangevraagd lukt nooit maar minder kan wel!