Technoventure

Uitvinding in Bedrijf

Geheimhoudingsverklaring: wat moet er in staan?

Wat moet er in ieder geval in een geheimhoudingsverklaring staan? Lees hier de tips en download een voorbeeld dat je voor eigen gebruik aan kunt passen. Eerst even wat achtergrond. Er bestaat niet zoiets als DE geheimhoudingsverklaring. Geheimhoudingsverklaringen zijn er in vele soorten en maten en worden veel gebruikt. Bijvoorbeeld wanneer je een potentiele investeerder wilt interesseren voor je innovatieve technologie. Of met een collega ondernemer gaat praten over een samenwerking. Voor geheimhoudingsverklaringen bestaan echter geen standaardteksten en ze zijn eigenlijk iedere keer weer anders. Als je met grote partijen gaat praten krijg je vaak ook hun standaard verklaring aangeleverd met het verzoek om te tekenen. Dat lijkt vreemd maar als er geen rare dingen in staan kun je dat gewoon doen. Want voordat je de juridische afdeling van een groot bedrijf zoals Philips ervan hebt overtuigd dat hun standaard geheimhoudingsverklaring toch echt anders zou moeten…..(!) Maar wat moet er nu eigenlijk in ieder geval in staan? En waar moet je op letten? Hieronder volgt een opsomming van relevante zaken.

Ondergetekenden

geheimhoudingsverklaring

Elke verklaring begint met “ondergetekenden” ......

Onder het kopje “ondergetekenden” begint de geheimhoudingsverklaring met een opsomming van de partijen die de overeenkomst gaan tekenen. Ze worden met volledige naam en adres genoemd en door wie ze vertegenwoordigd zijn in deze. Deze vertegenwoordiger tekent ook de overeenkomst. Let op dat deze persoon ook daadwerkelijk bevoegd is om de overeenkomst te tekenen. Dit gaat nogal eens mis bij kennisinstellingen wanneer de betrokken onderzoeker zelf de geheimhoudingsverklaring wel even ondertekent. Eventueel wordt ook nog het type rechtspersoon (vaak BV) en het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel genoemd.

Soms komt het wel eens voor dat de overeenkomst eenzijdig is opgesteld. Dan wordt alleen de ene partij genoemd en de andere niet wat zou betekenen dat de informatie van die ene partij wel vertrouwelijk is en die van de andere niet. Meestal is dat niet redelijk en zou je dat ook niet moeten accepteren.

Het doel van de geheimhoudinghoudingsverklaring

Daarna wordt meestal onder het kopje “in overweging nemende dat” in een opsomming het doel van de overeenkomst vastgelegd. De aanleiding om een geheimhoudingsverklaring te tekenen is dat er vertrouwelijke informatie gedeeld gaat worden tussen twee of meer partijen. Het is als eerste belangrijk om het doel van de overeenkomst zo goed mogelijk te omschrijven. Het is niet voldoende om er bijvoorbeeld alleen in te zetten dat de partijen vertrouwelijke informatie willen delen. Vooral grotere bedrijven en kennisinstellingen beschikken over vele soorten vertrouwelijke informatie en als het erg ruim omschreven staat kunnen ze, na met jou gesproken te hebben, bij wijze van spreken met niemand anders meer praten of zaken doen. Een voorbeeld: je bent in het bezit van specialistische technologie en kennis voor het herkennen van stemmen en je bent benaderd door een bedrijf dat jouw technologie zou kunnen toevoegen aan hun platform voor de identificatie van personen. Dan zou in de geheimhoudingsverklaring moeten staan dat jij in het bezit bent van deze met name genoemde technologie en kennis en dat het andere bedrijf in het bezit is van het met name genoemde platform en dat jullie gaan onderzoeken of het mogelijk is om in een samenwerking jouw technologie en hun platform te integreren.

Let er op dat in de geheimhoudingsovereenkomst bij de doelen (of op een andere plaats) geen bepaling staat dat je verplicht bent om daarna een samenwerkingsovereenkomst, koopovereenkomst of een andere overeenkomst aan te gaan. Daar is de geheimhoudingsverklaring niet voor bedoeld. Pas als je besluit echt te gaan samenwerken ga je nadenken over een samenwerkingsovereenkomst. Daarin staan dan vaak ook weer bepalingen over geheimhouding.

Eigendom van de geheime informatie

Wees er zeker van dat is opgenomen dat gegeven informatie eigendom blijft van de verstrekkende partij. Wel is het mogelijk dat er in het kader van het doel van de geheimhoudingsverklaring een licentie wordt gegeven aan de andere partij. Pas op met software die verstrekt wordt om door de andere partij te worden geanalyseerd of gebruikt. Leg dan expliciet vast wat er mee mag worden gedaan. In het geval dat jouw technologie is vastgelegd in een patent of je bent bezig met een patentaanvraag vermeld dit dan ook en, indien mogelijk, met de titel en het nummer ervan. Elders op deze site is het grote belang van geheimhouding bij patent aanvragen uitgelegd en een geheimhoudingsverklaring kan daarbij een goed hulpmiddel zijn om te voorkomen dat de vertrouwelijk informatie in het publieke domein terecht komt.

De reikwijdte van de geheimhouding

Meestal staat er in een apart artikel met veel mooie woorden uitgebreid beschreven dat de partijen hun uiterste best zullen doen om de informatie die hun in het kader van de overeenkomst ter beschikking wordt gesteld ook echt geheim te houden. Daarnaast moet in een geheimhoudingsverklaring ook worden opgenomen met wie de informatie wel mag worden gedeeld. Vaak moet de informatie immers intern met collega’s worden besproken om te bepalen of ze er wat mee kunnen. Het komt voor dat deze collega’s met naam en functie worden genoemd maar het komt ook voor dat er alleen staat dat de geheimhouding wordt opgelegd aan alle medewerkers van het desbetreffende bedrijf en aan alle derden die worden geraadpleegd. Het is niet nodig dat de medewerkers van het informatie ontvangende bedrijf persoonlijk ook de geheimhoudingsverklaring tekenen. Het bedrijf is er immers verantwoordelijk voor dat middels interne procedures de geheimhouding netjes gewaarborgd is. Omdat de informatie intern gedeeld gaat worden is het wel verstandig om in de overeenkomst op te nemen dat schriftelijke vertrouwelijke informatie als zodanig herkenbaar is doordat er ook vertrouwelijk op staat. Dit geldt in het bijzonder voor mailtjes. Een mailtje is zo verstuurd en wordt vaak niet als vertrouwelijk herkend.


Over geheimhouding gesproken: De Broncode.

In de broncode wordt het fascinerende en waargebeurde verhaal verteld van de uitvinding van Jan Sloot. Er wordt prachtig in het boek beschreven hoe de TV reparateur en uitvinder Jan Sloot in 1995 een methode heeft ontwikkeld om razendsnel hele grote bestanden, zoals films, in- en uit te pakken en af te spelen. Hij kon zelfs door de films zappen zoals hij dat wilde. En dat alles kwam uit een heel klein kastje waar klaarblijkelijk geen harde schijf in zat. Hoe werkte dat? Hij beweerde dat het niet ging om een nieuwe compressiemethode maar om een nieuwe manier van coderen. En dat in de tijd dat het internet nog traag was, nog niemand van netflix had gehoord, een harde schijf in een 286 pc 50 MB data kon bevatten en iedereen met floppies van 1,44 MB werkte.

Met recht een fenomenale technologie die de wereld op zijn kop zou gaan zetten (tegenwoordig zou dat een disruptieve technologie worden genoemd). Om de vinding verder te ontwikkelen en naar de markt te brengen moest de techneut en uitvinder Jan echter wel gaan samenwerken met mensen met verstand van zakendoen die hem daarbij konden helpen. In eerste instantie kwamen er de nodige avonturiers langs die het grote geld roken maar op een gegeven moment gingen de grote mannen zich er mee bemoeien: Roel Pieper, de gewezen kroonprins van Philips en Marcel Boekhoorn, ondernemer en investeerder.

En gezamenlijk gingen ze het avontuur aan en togen naar Amerika, Silicon Valley. Jan Sloot heeft echter nooit prijs gegeven hoe zijn uitvinding werkte en heeft ook nooit een geheimhoudingsverklaring getekend. Hij was wantrouwig, wilde gewoonweg niet dat iemand wist hoe het werkte of in het kastje ging kijken. Bij demonstraties moest iedereen op afstand blijven terwijl Jan zwetend van de spanning het kastje bediende. En net toen ze de eerste deal hadden afgesloten en de eerste betaling naar Sloot ging (waar hij een auto van kocht) kreeg hij een hartaanval en stortte dood ter aarde in zijn achtertuin. Nog steeds wist niemand hoe het werkte, het kastje is nooit gevonden en na verloop van tijd gingen alle betrokkenen, bij gebrek aan perspectief, maar weer hun eigen weg. Jan Sloot heeft de ultieme geheimhoudingsmethode toegepast: gewoon niks vertellen. Een must read voor iedereen met een goed idee dat geld waard zou kunnen zijn en iedereen die geinteresseerd is in het naar de markt brengen van uitvindingen.


En nu weer verder met de geheimhoudingsverklaring:

Mondelinge informatie is een geval apart. Vooral wanneer bijvoorbeeeld werknemers van betrokken partijen elkaar regelmatig tegenkomen kan het gebeuren dat er mondelinge informatie uitgewisseld wordt die eigenljk vertrouwelijk is. En dat degene die de informatie gedeeld heeft dit zich pas later realiseert. Dergelijke gevallen zijn te ondervangen door in de geheimhoudingsverklaring op te nemen dat wanneer mondelinge informatie geheim is dit binnen - bijvoorbeeld - zeven dagen schriftelijk medegedeeld moet zijn.

Dan staat er meestal in de geheimhoudingsverklaring een bepaling dat het mogelijk is dat er in het kader van een juridische procedure (onderzoek door justitie of een daartoe bevoegde toezichthouder) de geheime informatie wordt afgegeven aan de autoriteiten. In deze uitzonderingssituatie is de informatie nog steeds geheim en mag niet in het lijstje staan van redenen waarom en wanneer de gegeven informatie niet meer geheim is. Laat opnemen dat de verstrekker van de informatie in een dergelijk geval moet worden geïnformeerd. Of dat de partij die de informatie moet afgeven zich moet inspannen om de afgifte zoveel mogelijk te beperken dan wel te vertragen. Dan kun je bedenken wat je in dat geval gaat doen om te voorkomen dat jouw geheime informatie in, bijvoorbeeld, een rechtbank met een publieke tribune wordt besproken (bijvoorbeeld een kort geding starten om afgifte van de geheime informatie te voorkomen).

Wanneer de geheime informatie niet meer geheim hoeft te zijn

Ontwikkelingen gaan snel en zo kan het gebeuren dat het fantastische idee ondertussen gewoon te koop is of dat het ergens op internet te lezen is. Het is niet redelijk om te eisen dat informatie die in het publieke domein terecht komt nog langer geheim moet worden gehouden en daarom staat dit punt meestal expliciet opgenomen als een uitsluitingsclausule. Wel kan het nuttig zijn om daarbij op te merken dat dit niet geldt wanneer het gaat om slechts een stukje van de geheime informatie. En combinaties van stukken informatie die op zich wel allen in het publieke domein aanwezig zijn kunnen een nieuwe toepassing vormen vie verder nog nietmand had bedacht.

Duur en beëindiging van de geheimhoudingsverklaring

Er moet altijd een artikel zijn opgenomen hoe lang de overeenkomst geldig is. En tevens wordt ergens aangegeven onder welke omstandigheden deze niet langer geldig is (bijvoorbeeld in geval van een faillissement of als partijen wederzijds overeenkomen dat de overeenkomst niet meer geldig is).

Geschillen en rechtskeuze

Er wordt altijd aangegeven onder het recht van welk land de overeenkomst valt en soms ook nog in welke plaats een geschil aan de rechtbank wordt voorgelegd. Je kunt je voorstellen dat als je een geheimhoudingsverklaring overeenkomt met, bijvoorbeeld, een Franse partij je liever niet met deze partij voor een Franse rechtbank zou willen staan. En dat je Franse opponent niet met jou voor een Nederlandse rechtbank wil staan. Wanneer je het daar niet over eens kunt worden kun je misschien kiezen voor een meer neutrale rechtbank, bijvoorbeeld in Zwitserland. Tenslotte is soms ook opgenomen hoe hoog per overtreding van de overeenkomst de boete zal zijn. Er zijn partijen die dit opnemen maar het komt ook voor dat wordt gezegd: “dat laten we dan maar aan de rechter over”.

Een meer exotische is dat er soms expliciet is opgenmomen dat de overeenkomst valt onder - bijvoorbeeld - het Nederlands recht maar dan met uitsluiting van het zogenaamde Weens Koopverdrag. In het Engels is dit de UN Convention for the International Sale of Goods, oftewel CISG. Dit internationale verdrag uit 1980, waar veel landen bij zijn aangesloten, gaat over de levering van goederen in de internationale handel en is standaard van toepassing wanneer het niet expliciet is uitgesloten. Maar het hoeft eigenlijk niet in een geheimhoudingsverklaring te staan en past meer bij de algemene voorwaarden van een bedrijf.

Na het tekenen van de geheimhoudingsverklaring

Het is zover: jullie hebben getekend, zijn een mooi project aangegaan en de samenwerking bevalt zo goed dat er al gepraat wordt over een nieuw project. Ondertussen zijn jullie een paar jaar verder en niemand denkt er dan nog aan wat de geldigheidsduur is van de geheimhoudingsovereenkomst. Denk er dus aan om, als dat nodig is, deze op tijd te verlengen. Bij grote bedrijven worden er duizenden overeenkomsten getekend en de legal department zou moeten bijhouden wanneer deze aflopen. Je kunt je voorstellen dat bij kleinere bedrijven en startups met de nodige wisselingen in het management dit gemakkelijk mis kan gaan.

Na deze, toch weer lange, opsomming hierbij vooor het gemak nog een gratis te downloaden Word document als voorbeeld. Je mag het document naar eigen inzicht aanpassen en gebruiken.

Gratis te downloaden opzet van een Geheimhoudingsverklaring

Succes met je geheimhoudingsverklaringen! Ze zijn een belangrijk instrument voor uitvinders en innovatieve ondernemers.